dr Sławomir Radoń - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - "Archiwa polskie stare i nowe wyzwania"
(pełny tekst wystąpienia)

        Nie sposób w krótkim wystąpieniu, w sposób wyczerpujący, omówić najważniejsze problemy, wobec których stoją dziś archiwa i środowisko archiwalne. Prezentowana analiza, z konieczności, musi mieć charakter powierzchowny.
        Chciałbym rozpocząć od odpowiedzi na pytanie czym są dziś archiwa i jaką rolę pełnią w niepodległej Rzeczypospolitej? Z służbą archiwalną jestem związany od 1984 r. Byłem świadkiem wielu pozytywnych zmian jakie zaszły na przestrzeni ostatnich lat. Miała miejsce modernizacja bazy lokalowej i wyposażenia archiwów. Organy władzy oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne bardziej dbają dziś o wytwarzaną i archiwizowaną dokumentację. Można tu przykładowo wskazać archiwa wymiaru sprawiedliwości, gdzie w ostatnich latach nastąpiła znaczna poprawa w zakresie warunków przechowywania materiałów archiwalnych. Archiwa stały się bardziej otwarte dla społeczeństwa. W porównaniu z 1960 r. niemal 7-krotnie wzrosła liczba osób odwiedzających czytelnie archiwów państwowych, 8-krotnie liczba udostępnianych tam jednostek inwentarzowych, a kilkunastokrotnie ilość wykonywanych rocznie kwerend. W przestrzeni wirtualnej toczy się ożywiona dyskusja archiwalna. Powstał elektroniczny System Ewidencji Zasobu Archiwalnego (SEZAM) i inne bazy danych. W internecie pojawiły się inwentarze elektroniczne. Zbudowany został prototyp systemu informatycznego dla archiwum dokumentów elektronicznych. Archiwa są dziś innymi instytucjami niż w nieodległej jeszcze przeszłości i stosują inne narzędzia do realizacji powierzonych im zadań.
        Tym pozytywnym zmianom nie towarzyszył jednak wzrost znaczenia archiwów. Przeciwnie, uległy one marginalizacji w procesie budowy nowoczesnego państwa demokratycznego. Archiwa, które świadczą usługi niezbędne władzy i niemal wszystkim grupom społecznym i zawodowym są niewidoczne na zewnątrz. Od kilku lat problematyka archiwalna funkcjonuje w świadomości społecznej niemal wyłącznie w kontekście lustracji. Opinia publiczna niewiele wie o udziale archiwów w rozwiązywaniu bardzo ważnych problemów społecznych. Archiwiści rzadko występują w mediach, a przecież dysponują wiedzą, która jest przydatna społeczeństwu. Niezadowalająca jest jakość działań w zakresie promocji rozmaitych przedsięwzięć podejmowanych przez archiwa.
        Trudno pogodzić się z taką marginalizacją archiwów, bo przecież dysponują one ogromnymi, nie wykorzystanymi atutami. Przechowują i udostępniają materiały archiwalne, które są niczym innym jak ogromnym zasobem informacji. To archiwiści zarządzają tym zasobem i decydują, które materiały zachować, a które zniszczyć. To ogromna władza, a zarazem wielka odpowiedzialność. Rodzi się pytanie jak wykorzystać potencjał archiwów, jak poprawić ich kondycję aby znalazły godne im miejsce w przestrzeni publicznej i sprawniej wykonywały swoje najważniejsze zadanie jakim jest dostarczanie informacji?
         Jeżeli miałbym wskazać kilka najważniejszych wyzwań jakie stoją przed środowiskiem archiwalnym to przygotowanie projektu nowego prawa archiwalnego i doprowadzenie do jego uchwalenia znalazło by się na poczesnym miejscu. Nie można dalej łatać dziur kolejnymi nowelizacjami. Potrzebujemy aktu prawnego, który w sposób kompleksowy i nowoczesny określi postępowanie z materiałami archiwalnymi oraz organizację procesu gromadzenia, przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych. Dlatego, za jedno z najważniejszych zadań Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych uważam przygotowanie projektu nowej ustawy archiwalnej. W trakcie prac zostanie wykorzystany dotychczasowy dorobek w zakresie europejskiego prawa archiwalnego. Projekt prawa archiwalnego przygotowuje zespół, który odbył już kilka posiedzeń. Prace tego gremium zostały poprzedzone konsultacjami w środowisku polskich archiwistów, których poproszono o odpowiedź na kilkanaście szczegółowych pytań, dotyczących m.in.: definicji materiałów archiwalnych, struktury i organizacji narodowego zasobu archiwalnego, określenia granic państwowego zasobu archiwalnego, zakresu regulacji dotyczących postępowania z dokumentacją w tym z dokumentami elektronicznymi, organizacji i zasad działania archiwów zakładowych, kompetencji i zadań Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w tym w odniesieniu do państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego, koncepcji powołania Archiwum Narodowego, zawodu archiwisty. Chciałbym aby wstępny projekt ustawy był gotowy do końca 2007 r.
        Kolejne wyzwanie przed jakim stoimy to organizacja sieci archiwów państwowych. Dziś cechuje ją nadmierne, w mojej opinii, rozproszenie kadry i zasobu. Rodzi to negatywne skutki w procesie zarządzania archiwami oraz generuje nadmierne koszty w zakresie przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych. Negatywnym przejawem rozproszenia kadry są znaczne różnice w zakresie poziomu przygotowania zawodowego pracowników archiwów państwowych. Uniemożliwia to stosowanie jednolitych procedur w postępowaniu, np. w zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego. Dziś wyraźne różnice w metodach działania występują nie tylko między poszczególnymi archiwami ale nawet w ramach jednego dużego archiwum państwowego. Archiwa państwowe winny tworzyć rzeczywistą sieć przestrzegającą konsekwentnie tych samych standardów w toku załatwiania spraw.
         Czynności o charakterze administracyjnym pochłaniają dziś ok. 90% czasu pracy w archiwach państwowych. Na działania związane z szeroko pojętą kulturą, edukacją i nauką pozostaje zaledwie ok. 10%, z trudem wygospodarowanego czasu. Można pokusić się o sformułowanie następującego wniosku: Archiwa państwowe są dziś przede wszystkim jednostkami organizacyjnymi administracji specjalnej, a tylko w niewielkim stopniu instytucjami o charakterze naukowym bądź kulturalnym. Czy w tej sytuacji powinniśmy rezygnować z organizowania wystaw, konferencji naukowych, udziału w szeroko pojętym procesie edukacyjnym? Aby odpowiedzieć na to pytanie musimy ponownie wrócić do problemu organizacji sieci archiwów państwowych. Potrzebna jest zasadnicza zmiana, a tą może przynieść powołanie Archiwum Narodowego. Warunkiem niezbędnym dla realizacji tego strategicznego przedsięwzięcia jest wzniesienie nowoczesnego budynku archiwalnego w Warszawie, w którym zgromadzić by należało kadrę i zasób trzech obecnych archiwów centralnych: Archiwum Głównego Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych i Archiwum Dokumentacji Mechanicznej. Powołanie Archiwum Narodowego pozwoli nie tylko na bardziej ekonomiczne i racjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi i materiałami archiwalnymi ale także na rozszerzenie dotychczasowej działalności merytorycznej archiwów. Myślę tu o edycji źródeł do dziejów Polski, podejmowaniu i koordynowaniu działań z zakresu tzw. historii mówionej, szerokim włączeniu się w proces edukacji młodzieży. Archiwum, tworzone początkowo na bazie trzech archiwów centralnych, nie powinno utracić związku z 29 archiwami terenowymi działającymi na terenie całego kraju. Mogłyby być one jego oddziałami kierowanymi przez dyrektorów powoływanych przez szefa Archiwum Narodowego, który sprawowałby zarazem nadzór nad państwową siecią archiwalną. Urzeczywistnienie tego zamysłu oznaczałoby wprowadzenie radykalnych zmian w organizacji urzędu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także struktury państwowej sieci archiwalnej. Archiwum Narodowe byłoby równorzędnym partnerem dla największych archiwów zagranicznych i dla działających w Polsce dużych muzeów i bibliotek.
        Jednym z największych problemów i wyzwań stojących przed archiwami jest niezadowalający, od lat, stan uporządkowania materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych. Dziś stanowi to największą barierę ograniczającą ilość przejmowanych przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych. Rocznie przejmujemy ok. 5 km akt, a tylko w 2006 r. zasób dokumentacji kategorii A w archiwach zakładowych powiększył się o ponad 14 km. Tego problemu nie można rozwiązać bez większego zaangażowania ze strony archiwów państwowych. Pracownicy zatrudnieni w archiwach państwowych winni włączyć się w sposób czynny do prac związanych z opracowaniem zasobu w archiwach zakładowych lub przynajmniej te prace koordynować. Wymagałoby to zwiększenia ilości etatów w archiwach państwowych. Pewną poprawę przyniosłoby wprowadzenie zasadniczych zmian w dotychczasowym zakresie działania oddziałów zamiejscowych archiwów państwowych i ich ekspozytur. Zasób archiwalny zgromadzony w oddziałach zamiejscowych i ekspozyturach należałoby przenieść do właściwych terytorialnie archiwów państwowych. Archiwiści z oddziałów zamiejscowych, pozostając nadal pracownikami właściwego terytorialnie archiwum państwowego, mogliby się aktywnie włączyć do prac nad opracowaniem zasobu w archiwach zakładowych. Jest to pomysł kontrowersyjny i jego wykonanie wymagało by czasu. Winno być poprzedzone zrealizowaniem poważnego programu inwestycyjnego w archiwach państwowych i ich zasadniczego wzmocnienia kadrowego.
        W ostatnich latach nastąpił gwałtowany rozwój technologii związanych z przepływem informacji. Rozwój technologii informatycznych prowadzi do szybkiej dominacji cyfrowych form zapisu danych we wszystkich dziedzinach życia społecznego. Archiwizacja materiałów cyfrowych stała się wielkim wyzwaniem współczesnej archiwistki. Archiwa polskie muszą podołać nowym obowiązkom jakie nakłada na nie ustawa o informatyzacji podmiotów wykonujących zadania publiczne. Stojąc na straży materiałów wytworzonych na tradycyjnych nośnikach musimy zarazem opracować i wdrożyć metody gromadzenia, opisu, udostępniania i długotrwałego przechowywanego zasobów cyfrowych. Archiwa muszą włączyć się w proces budowy społeczeństwa informacyjnego poprzez wdrażanie nowych technologii do zarządzania narodowym zasobem archiwalnym. Powstanie Narodowe Archiwum Cyfrowe, którego podstawowym celem będzie upowszechnienie dostępu do informacji i materiałów archiwalnych przy użyciu technologii informatycznych. NAC będzie gromadziło, przechowywało i udostępniało materiały archiwalne zapisane pierwotnie lub wtórnie w sposób cyfrowy. W tym miejscu zasygnalizuję jedynie, że Narodowe Archiwum Cyfrowe powstanie z przekształcenie Archiwum Dokumentacji Mechanicznej, przy czym nowa placówka zachowa wszystkie dotychczasowe zadania ADM.
        Obecnie realizowane są pierwsze projekty związane z tworzeniem Narodowego Archiwum Cyfrowego i podejmowane inne działania w zakresie rozwoju informatyzacji w archiwach państwowych. Powstają pierwsze magazyny danych cyfrowych o łącznej pojemności początkowej 154 terabajtów. Budowane są pierwsze kompletne pracownie digitalizacji materiałów archiwalnych. Dążymy do tego aby digitalizacja stała się integralną częścią procesu reprografii zabezpieczającej w archiwach. Trwają prace nad projektem systemu digitalizacji archiwalnej (SeDan), który będzie całościowo zarządzał tym procesem.
        Archiwa potrzebują wykwalifikowanych kadr. W tej dziedzinie potrzebna jest ciągła i ścisła współpraca między archiwami, a środowiskiem szkół wyższych. Toczy się dyskusja na zawodu archiwisty. Jestem przeciwny zamykaniu się środowiska archiwistów, tworzeniu kolejnej hermetycznej korporacji zawodowej. Przeważającą część zasobu archiwów stanowią dziś dokumenty wytworzone po II wojnie światowej. W dobie dokumentu elektronicznego, tradycyjne wykształcenie archiwisty ma coraz mniejsze znaczenie. Dawny zasób jest już w większości opracowany. Należy odejść od wąskiego postrzegania zawodu archiwisty jako domeny wyłącznie historyków. Dziś w archiwach potrzebne są różnego rodzaju umiejętności w zakresie gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia i udostępniania materiałów archiwalnych. Wiele prac winni wykonywać informatycy we współpracy z archiwistami.
        Poważną barierą blokującą wprowadzenie niezbędnych zmian jest budżet nie pozwalający na finansowanie poważnych inwestycji. Jesteśmy jedynym państwem należącym do Unii Europejskiej, w którym nie wybudowano ani jednego nowoczesnego budynku archiwalnego. Wprawdzie, w ostatnich latach kilkanaście archiwów państwowych i niektóre oddziałów zamiejscowe pozyskały nowe siedziby, a kilkanaście innych obiektów zostało zmodernizowanych ale nie zostały rozwiązane problemy największych archiwów. Kilkanaście lat temu Rada Archiwalna pozytywnie zaopiniowała program inwestycyjny w archiwach państwowych. Do dziś nie udało się zrealizować żadnego z najważniejszych elementów tego programu, wzniesienia budynków archiwalnych w Bydgoszczy, Krakowie i Warszawie. Konieczna jest budowa nowych budynków archiwalnych, zaprojektowanych od podstaw zgodnie z wymogami nowoczesnej archiwistyki. Budynek taki winien powstać m.in. w Krakowie. Tamtejsze archiwum państwowe, którego zasób szczęśliwie ocalał w czasie II wojny światowej przechowuje akta w pięciu miejscach na terenie miasta. Budynek archiwum w Bydgoszczy zagrożony jest katastrofą budowlaną. Nowych siedzib potrzebują m.in. archiwa w Warszawie, Rzeszowie, Kielcach, Lublinie, Zielonej Górze.
        Archiwa stoją wobec nowych wyzwań. Priorytetem będzie sprawniejsze dostarczanie informacji. W tej sytuacji nasuwa się pytanie, z czego możemy zrezygnować? Moim zdaniem na plan dalszy winna zejść tradycyjna metodyka archiwalna. Po raz kolejny muszę odwołać się do swojego doświadczenia, popartego analizą sprawozdań rocznych archiwów. Według danych zawartych w sprawozdaniu Naczelnego Dyrektora za 2006 r. tylko niespełna 1/3 jednostek inwentarzowych przechowywanych w archiwach państwowych było całkowicie opracowanych. Jednocześnie, 98% spośród wszystkich materiałów archiwalnych posiadało ewidencję. Stopień całkowitego opracowania zasobu w poszczególnych archiwach wygląda rozmaicie. Niemniej, niektóre archiwa państwowe, biorąc pod uwagę przeciętne w ostatnich latach tempo pracy w zakresie całkowitego opracowania zasobu, potrzebują na zakończenie tego procesu od 150 do 250 lat. Czy w tej sytuacji nie należałoby zrezygnować z takich prac, a przynajmniej zawiesić ich na okres przejściowy? W zamian należałoby poświęcić więcej czasu doskonaleniu środków ewidencyjnych i tworzeniu nowych pomocy umożliwiających np. tematyczne przeszukiwanie zasobu, przede wszyskim on-line.
         Wskazane przeze mnie najważniejsze wyzwania przed jakimi stoją archiwa polskie, a zwłaszcza zaproponowane rozwiązania są niekiedy kontrowersyjne. Jeżeli zdecydowałem się podzielić tymi przemyśleniami to wyłącznie dlatego, że mam rzadką okazję uczynić to przed tak licznie reprezentowanym środowiskiem zawodowym, z którym jestem związany od ponad 20 lat.