prof. dr hab. Bohdan Ryszewski - Teoretyczne podstawy działalności archiwów
(pełny tekst wystąpienia)

         Na wstępie muszę przeprosić za nazbyt osobiste potraktowanie tematu. Przyczyną jest zapewne to, że studia teoretyczne sprawiały mi zawsze swoistą radość i jako badacz najwięcej z nich miałem satysfakcji, choć też najwięcej trudności. Niektórzy wiedzą, że mniej chętnie pracowałem nad tematami ściśle historycznymi. Mniej też interesowała mnie naukowo metodyka archiwalna, chociaż w praktycznej pracy w archiwum znajdowałem wiele prawdziwej przyjemności. Ponadto zauważyłem, że ostatnio, zapewne w związku z podeszłym wiekiem, każdy pisany przeze mnie tekst jest w znacznym stopniu wspomnieniem.
         Program dzisiejszego zjazdu jest pełen tematów sformułowanych bardzo nowocześnie, patrzących w przyszłość. Nie jestem temu przeciwny, niektórzy może pamiętają moje badania i doświadczenia dotyczące komputeryzacji archiwów w czasach kiedy w polskich archiwach państwowych nie było ani jednego komputera - był to rok 1987. Swoje wystąpienie chcę, na tle tej nowoczesności i bardzo praktycznego nastawienia, poświęcić archiwistyce klasycznej i bardzo uogólnionej. Zachęcił mnie do tego w swoim czasie Pan Przewodniczący - profesor Jarosław Poraziński. Będzie więc tylko o teorii archiwalnej i to takiej jakiej uczę, być może już ostatni rok. Oczywiście wiadomo, że teoretyczne podstawy działalności archiwów to nie tylko teoria archiwalna, są dyscypliny i subdyscypliny coraz liczniejsze, które wspomagają naukową działalność archiwów. Teoria archiwalna jest jednak rzeczywistą podstawą całej dziedziny archiwalnej.
         Moje spotkanie z teorią archiwalną nastąpiło przed przeszło czterdziestu laty, kiedy przystąpiłem do przygotowywania wykładów z archiwistyki na rok akademicki 1966/67. Program specjalizacji archiwalnej wówczas realizowany przewidywał jeden semestr wykładów i ćwiczeń z teorii archiwalnej już na pierwszym roku kształcenia archiwistów. Dzisiaj wiem, że nie była to czysta teoria, ale raczej wstęp do archiwistyki. Program przewidywał: zagadnienia przedmiotu archiwistyki, jej rozwój historyczny, zarys historyczny procesów archiwotwórczych, podstawowe pojęcia archiwalne, zasady archiwistyki. Taki zakres wiedzy świetnie przygotowywał na tym poziomie kształcenia do dalszego studiowania archiwistyki i w zasadzie zachowany jest do tej pory w programie studiów archiwistycznych jako osobny przedmiot nazwany później przez nas trafniej wstępem do archiwistyki.
         Przygotowanie wykładów z tych podstawowych zagadnień teoretycznych okazało się wówczas dla mnie zadaniem trudnym, wymagało dokładnego przestudiowania każdego z tematów. Trud ten wciągnął mnie w niezwykle interesującą problematykę teoretyczną. Znany mi był ogólnie dorobek archiwistyki o charakterze teoretycznym. Przede wszystkim książka Adolfa Brenneke Archivkunde, we fragmentach przerabiana w czasie studiów na ćwiczeniach z archiwistyki i zakupiona do wszystkich archiwów wojewódzkich, częściowo wydany w polskim przekładzie podręcznik Gerharda Endersa - Archiwistik, teoretyczne studia Józefa Siemieńskiego, wykład metody archiwalnej Ryszarda Przelaskowskiego, powojenne już studium Aleksego Bachulskiego o historii archiwistyki europejskiej i prace Kazimierza Konarskiego. Zebrany z tych i innych jeszcze opracowań materiał włączany do usystematyzowanej struktury wykładów zaczął się układać i uzupełniać. Potrzebne okazały się jednak własne badania. Podjąłem, nie bacząc na ryzyko niepowodzenia, opracowanie pierwszego z tematów wykładów: Archiwistyka przedmiot, zakres, podział. W wyniku trzyletnich studiów powstała książka poświęcona temu tematowi.
         Zwłaszcza pierwszy jej rozdział dał mi syntetyczny pogląd na rozwój archiwistyki i stał się podstawą dla dalszych badań. Ważne było także ustalenie naukowego statusu archiwistyki, jej zakresu problemowego i podziału. Wyniki tych badań przyjęły się w polskiej archiwistyce, zwłaszcza w kształceniu archiwistów, które w latach mojej aktywności zawodowej stopniowo objęło prawie wszystkie uniwersyteckie kierunki historii.
         Równolegle, zgodnie z potrzebami dydaktycznymi, zająłem się podstawowymi pojęciami archiwalnymi, co - według realizowanego przeze mnie programu - oznaczało osiem wybranych terminów. W specjalnym studium teoretycznym przeprowadziłem analizę historycznie zmiennych znaczeń podstawowych pojęć archiwalnych. Warto podkreślić, że w trakcie tych studiów teoretycznych nad pojęciami i terminami dla archiwistyki podstawowymi, powstała metoda, która polegała na analizie zmiennych historycznie znaczeń terminów i kształtowania się pojęć. Muszę jednak podkreślić, że przy tej metodzie podstawowe znaczenie miała zdobyta w ciągu kilku lat intensywnej pracy w archiwum znajomość realiów archiwalnych. Zatem praktyka pozwalała weryfikować wyniki analizy teoretycznej i miała dla tych weryfikacji znaczenie podstawowe. Jest to metodologicznie poprawne ustalenie relacji między teorią a praktyką. W ten sposób rozpocząłem drogę naukową jako teoretyk archiwistyki i dotąd - przeszło lat czterdzieści jest to główny przedmiot moich badań i pracy dydaktycznej.
         W trakcie dalszych studiów nad metodologią archiwistyki wyłoniła się potrzeba nadania teorii archiwalnej w programie studiów archiwalnych szerszego znaczenia. Chodziło przede wszystkim o jej metodologicznie poprawną formę, aby w ramach archiwistyki, pojmowanej jako dyscyplina badawcza, stanowiła zbiór twierdzeń ogólnych obejmujących całą dziedzinę archiwalną oraz zbiór pojęć pozwalających dostatecznie objaśnić podstawową problematykę archiwalną. Funkcja tak rozumianej teorii w archiwistyce wynika z ogólnych zasad metodologii: w badaniach: teoria, złożona ze sprawdzalnych twierdzeń ogólnych, służy do weryfikacji wyników ustalonych jako twierdzenia sprawozdawcze, potocznie zwane wnioskami. W praktyce teoria pozwala na kontrolę poprawności postępowania wykonywanego na podstawie ustaleń metodycznych. Zatem teoria archiwalna zapewnia poprawność badań i praktyki. Rolę tę teoria spełnić mogła od dawna. Pamiętam jak w pierwszym roku mojej pracy zawodowej podziwiałem umiejętność stosowania wiedzy teoretycznej w praktyce przez pana Władysława Prawdzika, znakomitego archiwistę z Archiwum Państwowego w Radomiu, który są wiedzę zawdzięczał przedwojennym kursom archiwalnym i wieloletniej praktyce. Jego interpretacje problemów wynikających w praktyce były niezwykle trafne i zgodne z teorią. Podobnie znakomicie łączył teorię z praktyką, wykształcony przed 1939 r., mój nauczyciel archiwistyki Franciszek Paprocki. Umiejętności te wynikały, jak sądzę, z wysokiego poziomu naukowego przedwojennych archiwistów, znakomitego przygotowania ogólnego i powszechnego szanowania zasady łączenia praktyki z teorią.
         Rozwój teorii archiwalnej postępuje bardzo wolno. W licznym gronie moich uczniów mam wielu dobrze znających teorię archiwalną, ale niewielu podejmujących samodzielne badania teoretyczne. Lepszą pozycję uzyskuje natomiast, wywodzące się z podstaw teoretycznych archiwistyki, podejście badawcze oparte na badaniu procesów archiwotwórczych. Powstało już szereg prac wykorzystujących to podejście. Zostało też wykorzystane w omówieniu metody opracowania zasobu w podręczniku Archiwistyka wydanym w 1989 r. W podręczniku tym przewidziany był także zarys teorii archiwalnej, padł jednak ofiarą oszczędności. Wydawnictwo nie zgodziło się na podręcznik w dwóch tomach i część teoretyczną sam musiałem skracać, a właściwie usunąć większość jej tekstu.
         Dorobek teorii archiwalnej jest, objętościowo rzecz biorąc, niewielki, ale według mojej orientacji teoria pokrywa zakres problemowy archiwistyki, przy czym część jej pochodzi z badań samej archiwistyki, a część z innych nauk, m. in. nauk systemowych i informatologii. Współczesna archiwistyka rozumiana jako nauka archiwalna umieszczona jest słusznie w obrębie nauk historycznych. Uprawiają ją historycy, ma swą siedzibę w instytutach historycznych, stopnie i tytuły przyznają gremia naukowe w wydziałach lub instytutach historycznych. Jest jednak w coraz większym stopniu związana z naukami informacyjnymi, czerpie bowiem, zwłaszcza z informatologii, wiele pojęć i metod badawczych. W teorii archiwalnej coraz większe znaczenie mają metody badawcze i pojęcia tej nauki. Postęp archiwistyki, zwłaszcza w zakresie podstaw komputeryzacji archiwów, zależy w znacznym stopniu od koegzystencji tych współpracujących nauk.
         Spróbujmy uzasadnić wcześniej wypowiedzianą tezę, że teoria pokrywa zakres problemowy archiwistyki, na podstawie choćby bardzo ogólnego zarysu stanu teorii archiwalnej uporządkowanego według zakresu problemowego archiwistyki.
         Postawmy na początku tej problematyki archiwistyki zagadnienia kształtowania zasobu archiwalnego. Archiwistyka posiada w tym zakresie znaczne rezultaty teoretyczne. Najważniejsze wydaje się ustalenie definicji selekcji, przez którą rozumie się naukową ocenę wartości materiałów archiwalnych i brakowanie właściwe. Jest to przyjęte przez archiwistykę powszechnie, widoczne w terminologii międzynarodowej. Od dłuższego już czasu zadaniem najbardziej absorbującym teoretyków było przede wszystkim ustalenie kryteriów selekcji. Próby znalezienia kryteriów ogólnych zakończyły się sformułowaniem raczej postulatów niż wartościowych dla praktyki twierdzeń. Podobnie poszukiwanie metod wymiernych dla selekcji archiwalnej pozwoliło sformułować tylko propozycję, będącą hipotezą, której wartości nikt nie zdecydował się sprawdzić. Słuszna zatem okazała się droga podjęta już w okresie międzywojennym przez archiwistów polskich, polegająca na sformułowaniu kryteriów szczegółowych, które stosowane łącznie pozwalały na osiągnięcie pewnej precyzji w selekcji. Analiza proponowanych w zasadzie tylko w polskiej literaturze archiwalnej kryteriów szczegółowych, pozwoliła ustalić w podręczniku Archiwistyka listę dziesięciu takich kryteriów.
         Poszukiwania ogólnych zasad odnoszących się do kształtowania zasobu archiwalnego, prowadzone zwłaszcza przy redagowaniu tekstu podręcznika Archiwistyka, doprowadziło do zaproponowania dyrektyw reguł, które należało poddać weryfikacji na drodze badań szczegółowych.
         Z tych pierwsza zasada selekcji twórców zespołów archiwalnych - spotkała się już około 1955 r. z powszechną akceptacją archiwów i była zastosowana w praktyce prawie wszystkich krajów. Ta ważna zasada zastąpiła w archiwistyce obowiązujące wcześniej przekonanie, które jeszcze w czasie studiów słyszałem od Franciszka Paprockiego, że ;po każdej instytucji czy urzędzie coś trzeba zostawić jako archiwalia wieczyste. Masowa archiwizacja po drugiej wojnie światowej doprowadziła do rewizji tej miłej skądinąd zasady, zwłaszcza że okazało się, iż zasób narastający charakteryzuje wzrost ilości kosztem jakości”. Zasada selekcji twórców materiałów archiwalnych w zasobie narastającym jest powszechnie stosowana w polityce archiwalnej wszystkich państw i służb archiwalnych. Inne proponowane w cytowanym podręczniku dyrektywy odnoszące do kształtowania zasobu archiwalnego nie spotkały się z zainteresowaniem badaczy archiwistyki, ale też nie były kwestionowane. Zostały sformułowane na podstawie znanej mi literatury archiwalnej, głównie niemieckiej i angielskiej. Oto ich krótkie omówienie.
         Zasada wieloetapowej selekcji zasobu archiwalnego wynika z niedoskonałości kryteriów selekcji, które nie pozwalają w sposób pewny wyłonić zasób wieczysty. U jej podstaw leży założenie, że jeśli nie posiadamy pewnych kryteriów selekcji, to powtarzajmy selekcję kilkakrotnie na różnych etapach archiwizacji: wówczas gdy przechodzi do archiwum swego twórcy (tzw. archiwum zakładowego), także wówczas gdy przechodzi do archiwum przejściowego, następnie parokrotnie w archiwum przejściowym, wreszcie w momencie przechodzenia do archiwum wieczystego. Wynika z tego ważny dezyderat dla struktury organizacyjnej archiwów, która powinna umożliwiać wielostopniowość i ustalać ważne dla kształtowania zasobu związki między archiwami.
         Zasada kompleksowej oceny wartości materiałów archiwalnych ustala zakres selekcji i jest ważną regułą, zalecającą uwzględnianie przy tej ocenie całych kompleksów administracji, gospodarki innych dziedzin, tak szeroko jak sięga obieg informacji i dokumentacji. Konsekwentne stosowanie tej zasady może się przyczynić do podwyższenia poziomu selekcji, a przede wszystkim powstania naukowych podstaw metody opracowania wykazów akt. Stosowane obecnie metody opracowywania wykazów akt, a zwłaszcza oceny wartości materiałów archiwalnych, uważam za dalece niedoskonałe.
         Zagadnienia rozmieszczenia zasobu archiwalnego mają oparcie w powszechnie znanej i wielokrotnie omawianej zasadzie pertynencji terytorialnej. Uzupełniają ją interpretacje szczegółowe, odnoszące się do specyficznych przypadków. W cytowanym podręczniku akademickim omówiłem je jako: zasadę wspólnego dziedzictwa i zasadę pertynencji funkcjonalnej. Kwestie wynikające z zasady pertynencji terytorialnej pozostają nie tylko na gruncie prawnym, ale także teoretycznym, otwarte i wymagają dalszych studiów, bowiem zmieniająca się sytuacja polityczna stawia nowe problemy.
        Do tego samego działu problematyki archiwalnej zaliczyć należy teoretyczne kwestie określające w sposób ogólny strukturę i organizację archiwów. Dorobek archiwistyki umożliwił sformułowanie w podręczniku Archiwistyka zasad określających teoretyczne podstawy tworzenia sieci archiwalnych: zasady zgodności sieci ze strukturą administracji i podziałem terytorialnym, zasady zgodności sieci z dawnymi podziałami, zasady zgodności sieci z wszystkimi formami ustrojowymi i organizacją życia w kraju. Sformułowania te uzupełniały dotychczasową zasadę poszanowania historycznie ukształtowanych zasobów. Wysunięty też został postulat zachowania wzajemnej zgodności tych zasad, co w praktyce powinno doprowadzić do tworzenia sieci archiwalnej o znacznej różnorodności typów archiwów, m. in. administracyjnych i historycznych, ogólnych i specjalnych. Przedmiotem teorii archiwalnej w tym zakresie powinna być także typologia archiwów, której omówienie znalazło się w cytowanym podręczniku. Teoria winna także wypowiadać się na temat modeli zarządzania siecią archiwalną, modeli struktury wewnętrznej archiwów, określać warunki stosowania określonych modeli i być podstawą ich ocen na poziomie już metodyki. Niedostatki w organizacji archiwów w Polsce nadają tym zasadom teoretycznym szczególnie duże znaczenie. W zakresie problematyki przechowywania zasobu teoria archiwalna niewiele ma do ustalenia, są to bowiem kwestie techniczne, na które wpływ ma materiał, forma fizyczna podobna w różnych rodzajach zasobu nie tylko archiwalnego. Specyficzny w tym zakresie jest jednak układ funkcjonalny archiwów wynikający z właściwych im zadań. Jest i tu zatem miejsce dla ustaleń teoretycznych.
         Problematyka opracowania zasobu archiwalnego w największym stopniu wymaga ustaleń teoretycznych. Bogata jest historia rozwoju opracowania archiwalnego, dająca się wywieść w nieprzerwanym ciągu postępu od czasu wyodrębnienia archiwów jako instytucji i wydzielenia się zawodu archiwisty wraz z koniecznymi dla uprawiania tego zawodu kwalifikacjami. Zostało to już opisane w literaturze, także polskiej, w kilku przynajmniej opracowaniach zajmujących się rozwojem archiwistyki polskiej i powszechnej. Szczególne miejsce zajmuje w tym zakresie problem zespołu archiwalnego, wokół którego narosła znaczna literatura także teoretyczna. Nie jest to jednak problem zamknięty. W tej problematyce jest też specyficzny dla archiwistyki polskiej problem zespołu złożonego. Komputeryzacja archiwów wysunęła na czoło także zagadnienie struktury zasobu archiwalnego i potrzebę studiów teoretycznych nad wynikającymi z tej nowej problematyki kwestiami. Jak wiadomo już w latach trzydziestych XX wieku Józef Siemieński podkreślał organiczny charakter zasobu archiwalnego i tworzył podstawy teorii tzw. zespołów wyższego rzędu, które były w istocie zasobami ustrojowo wydzielonych terytoriów. Rozwijając tę myśl w związku z komputeryzacją, przed dwunastu laty wysunąłem jako propozycję teoretyczną tzw. zasadę strukturalną "nakazującą poszanowanie i rekonstrukcję całej struktury zasobu archiwalnego ze wszystkimi jej elementami. Jest to próba połączenia tradycyjnego w archiwistyce podejścia organicznego i podejścia systemowego. Może to być podstawą dla krytycznej analizy struktury zasobu archiwalnego ważnej dla praktycznej działalności archiwów w dobie komputeryzacji. Zamierzam jeszcze przygotować grupę badaczy dla tego rodzaju badań.
         Komputeryzacja archiwów znajduje się w tej fazie, która wymaga szczególnej współpracy nauki i praktyki. Wydaje się to oczywiste. Mam jednak wątpliwość, czy daje się tę słuszną zasadę wprowadzać teraz, kiedy w teorii zdaje się dominować standaryzacja międzynarodowa i coraz bardziej rosną różnice między rozważaniami na konferencjach a praktyką w archiwach. Wyrównanie tych różnic wymaga przede wszystkim poprawy poziomu kształcenia archiwistów w zakresie komputeryzacji, tymczasem nie wszędzie poziom ten jest odpowiednio wysoki. Konieczne jest przede wszystkim uczenie studentów archiwistyki podstaw informacji, wiedzy o systemach informacyjnych i systemach informatycznych, koniecznych warunkach ich wprowadzania, językach informacyjnych i metodach badań systemów informacyjnych. Trzeba tę wiedzę informacyjną połączyć z archiwistyką: studiami nad strukturą zasobu archiwalnego, standardami opisu archiwalnego i standardami koniecznymi w poszczególnych modułach archiwalnych systemów informatycznych. Umiejętność posługiwania się komputerem nie oznacza jeszcze przygotowania do komputeryzacji archiwów, tak jak używanie komputera nie oznacza komputeryzacji. Komputeryzacja archiwów to wprowadzenie systemów informatycznych do archiwów, oczywiście realizowane stopniowo w miarę możliwości, ale z pełną świadomością celów nawet odległych. Potrzebne jest przy tym uwzględnianie specyfiki polskiego zasobu archiwalnego, zatem większa aktywność przy pracy nad teoretycznym przygotowaniem komputeryzacji archiwów. Poziom podejmowanych obecnie prób w zakresie komputeryzacji jest w archiwach polskich bardzo zróżnicowany. Wydaje mi się, że zapominane i mało doceniane są ustalenia teoretyczne podejmowane u progu komputeryzacji polskich archiwów.
         Przede wszystkim wszelkie poczynania należące do komputeryzacji powinny należycie uwzględniać całość i złożoność zasobu archiwów polskich, pamiętać też trzeba o zasobie dawnym.
         Nauka jest trwała, polityka wpływająca na praktyczną działalność zmienia się dość często. Oparcie się na nauce ustrzeże od ulegania koniunkturze i naciskom. Jeśli mają być określone jakieś nowe funkcje archiwów to poddajmy je weryfikacji naukowej. W nauce archiwalnej, w jej wersji klasycznej, archiwum ma dwie funkcje: naukową i administracyjną. Funkcja naukowa polega na udostępnianiu zasobu do badań naukowych, to znaczy takich, które stosują metodę naukową właściwą swojej dyscyplinie i osiągają wyniki dla tej dyscypliny właściwe. Nie stawia się tutaj granic ani określa listy dyscyplin jedynym kryterium powinno być stosowanie metody naukowej i naukowy charakter wyników. Tej funkcji podporządkowana jest cała działalność merytoryczna archiwów, od kształtowania - poprzez rozmieszczenie, przechowywanie i opracowywanie - do udostępniania. Jest jeszcze jedna strona naukowa działalności archiwów - stosowanie metod naukowych w pracy merytorycznej. Naukowe powinny być zasady rozmieszczenie zasobu archiwalnego, tworzenie sieci archiwalnej, kształtowania zasobu archiwalnego, układu funkcjonalnego gmachów archiwalnych, opracowania i udostępniania zasobu archiwalnego. Stąd konieczność teorii we wszystkich tych przejawach działalności archiwów.
         Funkcja administracyjna archiwów to przede wszystkim zarządzanie zasobem archiwalnym – zarówno narastającym, jak i zarchiwizowanym. Zakres tego zarządzania określa prawo archiwalne, którego podstawą powinna być ustawa oraz przyjęte przepisy międzynarodowe. Brak nowej ustawy archiwalnej w nowym okresie historycznym jest zasadniczym utrudnieniem w realizowania funkcji zarządzania zasobem archiwalnym i oznacza lekceważenie archiwów. Druga z funkcji administracyjnych ustalonych w klasycznej archiwistyce to funkcja archiwum jako urzędu wiary publicznej. W tym zakresie archiwum zgodnie z swoimi statutowymi uprawnieniami powinno wydawać uwierzytelnione kopie z zasobu lub wyciągi ograniczające się do faktów ustalonych na podstawie zasobu archiwalnego. Innych uprawnień archiwum nie ma i nie powinno wykonywać.
         Takie określenie naukowych i administracyjnych funkcji archiwów dotyczy wszelkich archiwów. Odwoływanie się do ustaleń naukowych i nadanie im odpowiedniej rangi będzie gwarantem porządku i stabilności w archiwach. Mamy w historii archiwistyki polskiej świetne wzory z okresu II Rzeczypospolitej. Wówczas nauka miała wysokie miejsce w praktyce archiwów. Istniały środowiska naukowe różniące się zakresem doświadczeń i poglądami na podstawowe kwestie, rozstrzygające spory naukowe na konferencjach i zjazdach. Czołowe archiwa polskie były miejscem badań i rozwiązywania problemów naukowych. Rywalizacja polityków o władzę powodowała niekiedy niefortunne decyzje personalne, ale panowała zgodność między teorią i praktyką, a archiwa służyły swoim podstawowym celom.
         Ważne dla archiwistyki, rozumianej jako dyscyplina naukowa, jest aby skupiała wysiłek badaczy tworzących środowisko, pracujących niezależnie i skupionych nad problemami teoretycznymi. Teoria archiwalna jest trudna, ze względu na specyfikę problematyki i jej interdyscyplinarny charakter, wymaga od badaczy znajomości specjalnych metod, skłonności do innowacji i zdolności do teoretycznych uogólnień, a ponadto doświadczeń praktycznych. Ważne jest aby wyniki studiów teoretycznych były sprawdzane w procesie dydaktycznym, a jednocześnie szybko docierały do praktycznej dziedziny archiwalnej. Wówczas relacje między teorią archiwalną a praktyką będą prawidłowe.
         Kończąc te fragmentaryczne z konieczności refleksje nad teoretyczną stroną archiwistyki, pragnę podziękować organizatorom Zjazdu za stworzenie mi okazji do wygłoszenia jeszcze jednego wykładu do tak znakomitego audytorium.